Todos los años, durante el mes de enero, los departamentos de contabilidad de todas las empresas se preparan para el cierre contable. Cierran la contabilidad del año anterior y dejan todo preparado para el Impuesto de Sociedades que se debe de presentar en Julio.

Pero para dejarlo todo bien, hay una serie de recomendaciones y aspectos clave que deben tenerse en cuenta. Deberás de realizar algunas tareas antes del cierre, revisar las obligaciones y plazos a las que tienes que ajustar el cierre contable y las características relativas a la presentación y a las posibles consecuencias por la demora o defectos en la forma.




1. Recomendaciones antes del cierre contable

Realización de inventario físico

Si tu empresa tiene existencias, para realizar el cierre contable deberás de hacer antes un inventario físico para compararlo con lo que dice tu sistema informático. Si no tienes bien contabilizadas las existencias no podrás calcular el beneficio de tu empresa.

El inventario se hace lo más cerca posible de la fecha de cierre contable, pues el objetivo es conocer con exactitud la cantidad de existencias que hay en tal fecha. Tanto si se hace unos días antes como si se hace unos días después habrá que hacer un seguimiento detallado de las entradas y salidas de almacén para poder dar validez al inventario.

Arqueo y cuadre de caja

Para hacer el arqueo de caja se compara el saldo de contabilidad de la cuenta de caja con lo que resulta de contar físicamente el dinero que hay en dicha caja en billetes, monedas y talones. Si los saldos contable y físico coinciden, no deberemos realizar ningún ajuste. Si por el contrario hay diferencias, siempre deberemos adaptar el arqueo contable al físico ya que se considera este último como el correcto.

Revisión de facturas pendientes de emitir

Para dar por buena tu facturación deberás primero revisar los albaranes y servicios que tienes pendientes de facturación. No debes dejarte nada por facturar.

Revisión general de la contabilidad para el cierre contable

La contabilidad de tu empresa refleja una imagen fiel de lo que es. Si tienes errores estos harán que se vea lo que no es. Tendrás que realizar una revisión de los saldos con un simple balance de sumas y saldos para encontrar aquellos que parezcan extraños para lo que representan. Por ejemplo, clientes con saldos negativos debido a algún abono, tendrías que reclasificarlos como acreedores pues la realidad es que tienes una obligación con ellos y no un derecho.

Ajustes contables antes del cierre de ejercicio

Para realizar el cierre contable, antes tendrás que hacer una serie de ajustes contables tales como amortizaciones, periodificaciones, pérdidas por deterioro de valor, provisiones y contingencias, correcta valoración de los instrumentos financieros y las operaciones entre partes vinculadas.

Cálculo del impuesto de sociedades

Las cuentas anuales a final de ejercicio deben llevar calculado el impuesto de sociedades pese a que su presentación no se realizará hasta el mes de julio del año siguiente. También hay que tener en cuenta las novedades que se hayan producido en el impuesto de sociedades durante el ejercicio y que apliquen para el mismo. Este año tenemos un ejemplo de este tipo de cambios.

 

2. Obligaciones y plazos para el cierre contable

  • Los administradores están obligados a formular en un plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, las cuentas y el informe de gestión consolidados, en caso de que exista grupo consolidable.
  • La aprobación de las cuentas anuales deberá hacerse dentro de los 6 primeros meses del ejercicio siguiente.
  • Cuando todas las operaciones del ejercicio están ya registradas toca presentar los libros de contabilidad en el registro mercantil para su legalización. Esto deberá de hacerse antes de 4 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Si como es habitual lo hemos cerrado el 31 de diciembre el plazo para presentarlos será hasta el 30 de abril.
  • Por otro lado, todos los empresarios que están obligados a publicitar sus cuentas anuales deben presentarlas dentro del mes siguiente a su aprobación en el Registro Mercantil de su domicilio a contar exactamente de fecha a fecha. Si por ejemplo hemos aprobado las cuentas el 20 de Junio el último día del plazo es el 20 de Julio. Este es el caso de las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada entre otras.
  • Con las cuentas anuales habrá que presentar en el Registro Mercantil al menos los siguientes documentos: Certificación de aprobación de Cuentas, Memoria, Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Informe Medioambiental, Informe de Acciones/Participaciones Propias, hoja de datos generales de identificación, instancia de Presentación, y para las empresas que presenten informe de auditoría, además del Informe de Auditoría deben presentar el Informe de Gestión y el Estado de Flujos de Efectivo.

 

3. Presentación de impuestos

Durante el mes de Julio (para las empresas que tengan el cierre el 31 de diciembre) deberán presentarse tanto el Impuesto de Sociedades como las Cuentas Anuales. La obligatoriedad de presentación es para todos los sujetos pasivos, con independencia de que hayan desarrollado o no actividades durante el período al que corresponde el impuesto y de que se hayan conseguido o no rentas sujetas al impuesto.

En cuanto a los plazos, el Impuesto de Sociedades deberá presentarse dentro de los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre del ejercicio.

Es necesaria su presentación de forma telemática, mediante el empleo del programa PADIS disponible en la web de Hacienda, y firmando la presentación mediante certificado electrónico.

 

4. Sanciones por demora o faltas en la forma

Por no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del plazo nos pueden sancionar con una multa del ICAC de entre 1.202,02 euros y 60.101,21 euros, además de la prohibición de inscribir en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras persista el incumplimiento. (no se aplica, en cambio, a la falta de legalización de los libros de contabilidad dentro del plazo correspondiente). Sin embargo, la no presentación en plazo de las CCAA no conlleva sanción por parte del Registro Mercantil tal y como se indica en su web: “La presentación fuera de plazo, antes de que finalice el año, no conlleva sanción alguna por parte del Registro Mercantil. SI TRANSCURRE UN AÑO desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.”

 

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