Cada día más, nos invaden términos anglosajones para referirse a conceptos clave de la gestión empresarial. Son fórmulas muy estudiadas allí y que aquí nos llegan en formatos de aplicación práctica que pueden resultar muy valiosas. Una de ellas es el Business Process Outsourcing (BPO). Su traducción vendría a ser: la externalización de los procesos de negocio.

La clave del BPO se cuestiona en qué le puede proporcionar a tu empresa una reducción y optimización de costes y recursos en su operativa. Se trata de subcontratar a proveedores externos la ejecución de las actividades que necesitan más recursos o implican más riesgos. De este modo, es posible rentabilizar mejor los procesos y conseguir un mayor beneficio de ellos.

Establecer relaciones de colaboración con otras empresas es la base de las estrategias de outsourcing (o externalización de servicios) y por lo tanto de las de BPO. Pero, para obtener el mejor resultado es necesario revisar de forma habitual los parámetros de calidad del servicio y las condiciones del contrato.

 

 

¿Cómo te puede ayudar el BPO?

Los puntos más importantes son estos:

  • Reduces los costes fijos: puedes ahorrar en personal, espacio físico o elementos y equipos. La compañía que contrates asume los gastos de los procesos que se le encargan. Será más eficiente haciéndolos porque tiene personal con más experiencia y cualificación, y los recursos técnicos más adecuados. Además, puedes contar con los mejores expertos para asesorarte sobre muchas materias.
  • Ahorras tiempo y formación del personal: ganas tiempo al evitar realizar tareas que otras empresas especializadas pueden solucionar sin problemas. Además, puedes controlar mejor la calidad de los procesos e incluso pedir informes regulares de los trabajos.
  • Mejoras las líneas de negocio: con buenos colaboradores externos puedes introducir tu producto en el mercado de una forma más ágil. Eliminas gastos de estructura y ganas flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios del entorno.
  • Cuentas con la mejor tecnología: estar a la última en la era tecnológica es una ventaja comparativa muy relevante. Sin embargo, en general, resulta costosa la continua innovación y adaptación que exige este sector. Las compañías especializadas en un servicio, lo son también, porque tienen la mejor tecnología para hacerlos. Así, accedes a la mejor calidad.

 

¿Qué funciones puedes externalizar con BPO?

Ya es posible acceder, de forma externa, a empresas especializadas en casi todos los servicios. Aparte de reducir costes, muchas veces resulta muy útil ganar mayor profesionalidad. Obtienes un servicio de mayor calidad, que es el que ofreces también a tu cliente. Esto redunda en una imagen más positiva y moderna para tu compañía.

Ya no es sólo externalizar funciones concretas sino departamentos completos. Estos son los departamentos a los que se puede aplicar el BPO y prescindir de ellos de forma interna.

  • BPO de Recursos Humanos

Es especialmente positivo para las pymes más pequeñas porque supone gestiones puntuales, que no requieren una persona específica a tiempo completo, y además algunas pueden tener una normativa compleja. Que alguien se ocupe de la elección del personal adecuado, la formación, el asesoramiento en materia laboral y la gestión administrativa (pago de nóminas y seguros sociales) resulta un alivio para cualquier pyme.

  • BPO Financiero (outsourcing financiero)

Las pymes no suelen tener una gran estructura. Por ello, seguro que te resulta interesante contar con los mejores servicios profesionales en aspectos fundamentales de la gestión: la contabilidad, el control presupuestario, los planes de inversión o los procesos de financiación (bancaria y alternativa a la banca). Además, un beneficio muy importante es poder obtener también un buen asesoramiento financiero. El asesoramiento y la gestión financiera se están convirtiendo en un apoyo estratégico, siendo un elemento diferenciador y necesario para la optimización de la empresa y la maximización de valor.

  • BPO Comercial o de Marketing

Las técnicas de venta han evolucionado mucho debido a los entornos digitales y a que los consumidores son cada vez más exigentes. Los profesionales del sector tienen muchas herramientas y habilidades para hacer campañas comerciales efectivas. Puede ser útil un comercial interno, pero con el BPO accedes a un equipo mayor y mejor estructurado.

  • BPO Logístico

Con ello encargas a un operador especializado la gestión de la cadena de suministro de tu producto. Este servicio mejora la productividad. Con este tipo de BPO se reducen mucho los costes porque hacerlo internamente, de forma eficiente, supone adquirir y mantener una estructura bastante grande y con más personal. La calidad del servicio al cliente es fundamental para un negocio, tiene que ser rápida, eficaz y con las mínimas incidencias. Si el ahorro en costes es importante, aún puede ser más por la calidad y seguridad que obtienes con un buen operador logístico.

 

Desventajas de los procesos de BPO

A pesar de los beneficios importantes en términos de coste, calidad o flexibilidad, no todo es positivo en las prácticas de Outosourcing. Estos son algunos de los puntos negativos a tener en cuenta:

  • Dependencia: Se manifiesta en una pérdida de decisión sobre la gestión. El riesgo está en que las cosas acaben haciéndose sólo bajo los criterios del proveedor de servicios. Se reduce así tu capacidad de aportación. Esto se puede corregir con una supervisión muy alta, pero esto comporta que el tiempo que ganas por un lado, lo pierdes por el otro: revisiones, ajustes, discrepancias o malos entendidos. Demasiadas idas y venidas en comunicaciones.
  • Los errores: Puedes equivocarte en la elección del proveedor y que no se adapte a la filosofía de la compañía. Es posible que no te dispense la atención que necesitas porque tiene más empresas que atender, o que cometa algún error que repercuta directamente sobre tus clientes. Al final, eres tú el que debe dar la cara por un error que pertenece a otros.
  • Tus empleados: Los servicios de BPO reducen los costes laborales, lo cual es una ventaja, pero también es un inconveniente. Prescindir de trabajadores, sin que haya causas firmes que lo justifiquen, no da una buena imagen.
  • Confidencialidad: La empresa de outsourcing seguramente manejará datos confidenciales de tu negocio que pueden estar en riesgo de vulneración por malas prácticas.

En resumen, es una buena recomendación dejar en manos de otra empresa parte de la tuya. Una colaboración basada en el control de los resultados y en la confianza mutua resulta muy beneficiosa para ambas partes. Pero debes estudiar muy bien los costes asociados y las repercusiones externas.

 

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